Quem olha de fora deve pensar que as tarefas de um síndico são simples: organizar contas, cuidar dos funcionários, atender uma ou outra demanda de morador… Acontece que essas “simples” tarefas, na prática, são bem complicadas porque incluem a organização de serviços de recursos bem distintos: material, humano e financeiro. O menor descuido pode deixar a administração de um prédio bagunçada, gerando consequências lá na frente.
É por isso que muitos síndicos optam por terceirizar os serviços do condomínio, contanto com uma empresa de apoio em facilities: além de auxiliar o serviço de administração predial, uma empresa terceirizada pode garantir economia, e organização no funcionamento de um condomínio. Se esse é o seu caso, e você deseja contratar uma empresa de serviços terceirizados especializada em condomínios, esse post é para você. Nele explicamos o que você deve fazer para não errar na contratação:
Quando contratar uma gestão de facilities terceirizada?
Quando as demandas de gestão de serviços internos, contábeis, administrativas e de recursos humanos necessárias para atender a todas as questões do seu condomínio estão sobrecarregando o trabalho do síndico, é hora de parar e aceitar a necessidade de uma gestão de facilities terceirizada.
É que, como mencionamos no início, administrar condomínio não se resume a pagar contas, controlar recebimentos, e conversar com os moradores sobre as regras de um prédio. Na verdade, síndico precisa ainda estar atento a questões como contratação de funcionários, folhas de pagamento, recolhimento e retenção de impostos sobre notas fiscais, folhas de pagamento, e etc. E esse trabalho é ainda maior quando os serviços são feitos internamente.
Portanto, se você é síndico, e todas essas demandas estão atrapalhando a sua rotina, ou se você deseja economizar nos gastos do prédio, é hora de terceirizar alguns dos seus serviços.
Como não errar na contratação de uma empresa de terceirização de serviços?
É preciso bastante cuidado na hora de escolher a empresa de terceirização de serviço para o seu condomínio, para não evitar riscos, problemas na execução das atividades e ou reclamações trabalhistas. Nossa maior dica para ajudar a tarefa é que você não leve apenas o preço como fator decisivo. É importante entender quais são as necessidades do seu condomínio para o melhor serviço.
Confira outras dicas
1 – Saiba quais são as necessidades internas reais
Liste todas as necessidades do seu condomínio e veja quais são as tarefas a serem terceirizadas. Tente listar também os padrões de necessidade e os prazos de entregas. Esse primeiro detalhamento de necessidades vai ajudar você na hora dos orçamentos.
2 – Busque informações no mercado e analise a reputação da empresa terceirizada
Outra forma de não errar na hora da contratação é sabendo mais sobre o histórico da empresa de gestão de facilities. Procure informações sobre as empresas prestadoras com os sindicatos patronais e profissionais que contratam terceirizam seus serviços.
Ao fazer contatos com estas empresas, você também pode solicitar as certidões negativas da empresa e comprovantes de idoneidade financeira para garantir que você vai colocar a administração do seu condomínio nas mãos de pessoas cientes das suas obrigações fiscais.
3 – Avalie a capacidade de entrega de serviço
Veja se a terceirizada oferece uma estrutura adequada para atender às necessidades e demandas do seu condomínio. Entenda também se profissionais e os responsáveis técnicos são realmente capacitados, como é o treinamento deles, e se eles possuem algum sistema de avaliação interna.
Por exemplo: Aqui na VGS todos os nossos profissionais são treinados e qualificados para exercer com excelência suas atividades em nossos clientes.
Se você puder, converse com síndicos que também contrataram os serviços de empresas de gestão de facilities para buscar mais referências e indicações.
4 – Comparar orçamentos
O orçamento é um ponto forte na hora da contratação de terceirizados, mas deve ser avaliado com cuidado. Desconfie de preços muito baratos, porque muitas empresas oferecem o valor baixo por não recolherem todos os tributos e impostos de forma adequada, ou por não pagarem corretamente os direitos trabalhistas aos seus colaboradores.
Na hora de pedir um orçamento, lembre-se também de exigir o detalhamento dos custos, para que você possa entender a composição de preços e verificar se todas as obrigações legais estão sendo contempladas. É que ao comparar orçamentos, compare também as propostas de serviço.
Aqui na VGS, por exemplo, detalhamos todos os custos na proposta, que vão desde a contratação da mão de obra, quando dos materiais e equipamentos necessários para a execução do serviço. Além disso, a reposição e manutenção deles, ficam por conta da VGS, assim o síndico não precisa focar seus esforços nesse tipo de demanda.
5 – Entenda o contrato
Analisar todas as variáveis que estão presentes no contrato é a garantia de que você poderá cobrar o serviço de maneira correta. Por isso, ao analisar um contrato, entenda corretamente qual é a disponibilidade de equipamentos e tecnologias, os horários disponíveis de trabalho, prazos, entregas, indicadores de performance e etc. Veja também quais são as multas e penalidades previstas para situações de quebra de contrato ou de desobediência aos critérios da operação. Se essas regras não estão devidamente esclarecidas, peça a inclusão no contrato.
6 – Entenda os seus deveres como contratante
Finalmente, a melhor forma de garantir que você está contratando a empresa terceirizada certa para o seu condomínio, é oferecendo uma boa comunicação, transparente e efetiva entre condomínio e empresa terceirizada. É preciso estar disponível para o compartilhamento de informações, e a troca de ideias sobre todos os processos.
Ao mesmo tempo, o síndico precisa manter uma rotina de organização interna, otimizando processos, tendo uma gestão ativa e inteligente, sem esperar que todos os problemas sejam resolvidos apenas e a partir da contratação de mão de obra terceirizada. O papel do síndico ainda é fundamental para que todos os processos junto a gestora de facilites terceirizada seja feito da maneira correta.
E você, já tem a sua empresa de gestão de facilities terceirizada? Quer saber mais sobre o assunto?
Fale com a gente! Ficaremos felizes em ajudar você a organizar as rotinas do seu condomínio!
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