Como usar a terceirização para reduzir custos no seu condomínio?

Se você atua como síndico, provavelmente precisa lidar com todas as responsabilidades de um gestor de facilites – ainda que não tenha muita experiência com essa função. Neste cenário, são muitas as decisões que impactam diretamente no caixa do condomínio, especialmente as definições referentes à contratação e folha de pagamento de novos funcionários.

De olho no orçamento, não há como negar que é preciso considerar o controle dos gastos, especialmente em tempos de crise. No entanto, economizar não pode significar uma diminuição na qualidade da manutenção de um condomínio. Na verdade, quando é preciso reduzir custos, o síndico tem nas mãos a oportunidade de melhorar o seu trabalho como gestor a partir da terceirização de facilities.

Ter funcionários terceirizados para lidar com diferentes operações em um condomínio pode gerar economia de tempo, dinheiro e energia. E é sobre tudo isso que falaremos no post de hoje.

Para começar, o que é gestão de facilites?

A gestão de facilites é a administração de todas as especialidades de serviços que uma organização precisa para se manter ativa. No caso dos condomínios, essa gestão fica nas mãos do síndico, que é responsável pela organização de demandas e funcionários necessários para o bom andamento do condomínio.

Quando as responsabilidades na administração de facilites tomam muito o tempo de um síndico, ou acabam ficando muito caras para os condôminos, é a hora de pensar em terceirização.

Com a terceirização de facilities, você entrega a responsabilidade de administração e mão de obra de uma série de serviços na mão da empresa contratada, e o seu como síndico passa a ser para o controle da qualidade dos serviços, e para todas as outras atribuições da profissão.

Com a terceirização para reduzir custos no seu condomínio?

Quando você mantém uma equipe totalmente própria em seu condomínio, todos os custos com ferramentas, treinamento e colaboradores são de sua responsabilidade. Assim, você terá que assumir o controle de todos os processos envolvendo contratação, compras, gerenciamento de escalas, e etc.

Além disso, estará nas suas mãos os gastos súbitos ou imprevisíveis, como com a contratação de funcionários freelancers para a substituição de algum colaborador faltante. A supervisão de todas essas micro tarefas faz com que você desvie o foco de outras atribuições do cargo de síndico, como a gestão de demandas individuais dos condôminos, por exemplo.

Agora, com a terceirização, a empresa contratada fará todos os investimentos de ferramentas, treinamento e equipe, fazendo com que o investimento do seu condomínio seja um valor único mensal, independente se a terceirizada precisará assumir riscos como falhas de equipamentos ou problemas pessoais. Terceirizar a limpeza, portaria, jardinagem e segurança do seu condomínio também vai liberar parte do seu tempo e recursos para cuidar de responsabilidades mais importantes do cargo de síndico.

Outras vantagens da terceirização para o seu condomínio:

Funcionários treinados: Ao invés de poucos funcionários “faz-tudo”, você contará com profissionais específicos para cada função.
Escala melhor organizada: A própria empresa de terceirização cuidará da escala de horário de funcionários, além da reposição de colaboradores em caso de falta, férias ou demissão.
Gestão de funcionários: Toda a administração, organização de contratos, admissão e pagamentos de direitos trabalhistas estará na mão da terceirizada. Isso significa menos trabalho para o síndico e menos riscos trabalhistas

É importante ressaltarmos, porém, que por mais que seja sempre muito importante economizar e cortar custos, contratar aquela empresa que oferece o valor muito mais barato que a concorrência pode não ser uma boa opção. Afinal, se o preço da mesma é tão competitivo, a terceirizadora pode estar pagando os funcionários abaixo do piso da categoria, ou não quitando os encargos e tributos devidos, o que pode, no futuro, se revelar um passivo para o condomínio.

Quais grupos de serviços podem ser terceirizados?

A maioria das tarefas padronizadas, como limpezas de rotina e reparo de equipamentos, são boas opções para terceirização. Você também pode terceirizar serviços pontuais, que estão fora de suas principais competências, desde que você mantenha uma comunicação consistente com seus contratados.

Veja alguns dos serviços de facilities que podem ser terceirizados:

1 – Conservação e Limpeza terceirizada: Sinônimo de conveniência, a terceirização da conservação e limpeza garante um atendimento sob medida que se adapta às necessidades específicas do seu condomínio.

2 – Mão de obra e serviços de apoio: Manutenções e consertos de rotina são constantes em condomínios, e poder contar com uma equipe terceirizada significa mão de obra altamente especializada.

3 – Manutenção de áreas verdes: Os serviços de jardinagem e paisagismo de um condomínio podem ser feitos com equipes terceirizadas, com escalas de trabalho adequadas às suas necessidades.

4 – Manutenção predial: Contar com profissionais capacitados e treinados para os serviços de manutenção preventiva, preditiva e corretiva é bastante simples por meio de empresas de terceirização de facilities.

5 – Recepção e Portaria: Os serviços de recepção e portaria terceirizada são ótimas opções para ajudar ainda mais na redução de custos do seu condomínio.

Como a empresa terceirizada vai auxiliar o seu trabalho de síndico?

As empresas terceirizadas especialistas em facilities de condomínios possuem algumas atribuições essenciais:

Disponibilizar funcionários que sejam qualificados e que se encaixam nas funções
Não deixar o condomínio sem funcionários
Produzir escalas de trabalhos coerentes e econômicas para o condomínio
Fornecer treinamento de forma regular aos colaboradores
Fornecer equipamentos de trabalho dos funcionários
Oferecer direcionamento e feedbacks para os funcionários
Providenciar a troca de funcionários que não estejam atendendo as necessidades do condomínio (Seja em qualidade de serviço, em frequência, ou algum outro aspecto).
Cumprir com o que foi acordado em contrato

Concluindo

A terceirização da gestão de facilities traz uma série de vantagens à administração de um condomínio, especialmente quando falamos em redução de custos. Quando você encontra uma empresa responsável, que atenda as necessidades do seu condomínio, você tem tudo para alcançar resultados positivos em seu trabalho.

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