Manual do síndico: 7 dicas para organizar sua rotina

O dia a dia de um condomínio costuma ser agitado, o que deixa a vida do síndico também bastante corrida. Na maioria das vezes, o tempo do profissional precisa ser dividido entre as muitas tarefas da administração e as demandas dos moradores que nem sempre estão programadas.

Em meio a tantos compromissos diários, é preciso organização das tarefas e do tempo. Só assim o trabalho do síndico poderá fluir com facilidade, para a boa gestão do condomínio.

Como organizar a rotina do síndico?

É claro que existem muitas vantagens na organização da rotina de atividades de um síndico, e a principal é que um cronograma bem planejado pode otimizar o fluxo de funcionamento dos processos de um condomínio, para que todas as funções sejam exercidas da melhor maneira possível.

No entanto, a gente entende que nem sempre é fácil saber como começar a se organizar. Por isso, preparamos esse post com dicas essenciais para síndicos que querem se destacar na administração de seus condomínios. Confira:

1 – Planeje-se

O primeiro passo é o planejamento: O síndico precisa ter o controle de tudo que deverá ser realizado a curto, médio e longo prazo, elencando prioridades e atividades chaves para o bom funcionamento do condomínio.

Nossa dica é que você tenha esse planejamento devidamente registrado em planilhas ou agendas. Liste todas as tarefas do condomínio que você precisa realizar no seu dia a dia, e faça o acompanhamento do desenvolvimento das funções.

Além disso, mantenha sempre organizado o cadastro com os dados de todos os fornecedores, prestadores de serviço e dos próprios moradores para que você tenha o contato rápido em situações de emergência. Se possível, use softwares de gestão de condomínio para o armazenamento destas informações.

2 – Tenha uma rotina de horários definidos

Um síndico precisa lidar com os mais variados tipos de ocorrência – às vezes em horários bastante aleatórios do dia. Não ter uma definição nos horários da sua agenda pode deixar a sua função ainda mais cansativa, fazendo com que você tenha que resolver pendências do condomínio em momentos que você já poderia estar cuidando do seu bem-estar pessoal.

Por isso, crie uma rotina com horários e dias definidos para cada tarefa do condomínio, fixando até mesmo o período disponível para o atendimento aos condôminos. Assim, você sabe que cada período do dia está destinado a uma função, e o seu dia terá um fluxo mais organizado de operações.

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3 – Conheça a legislação

Não tem como você ter uma rotina organizada, se você desconhece a legislação que regulamenta o funcionamento dos condomínios.

Quando você está por dentro das mudanças da legislação, tem mais autoridade na hora de tomar decisões que impactem na administração de condomínios e evita problemas como multas ou fiscalizações em geral.

4 –  Converse com os moradores:

Uma boa forma de otimizar o seu trabalho e organizar a sua rotina é ouvindo a opinião de quem também está interessado no bom andamento da administração do condomínio: o morador.

Fale com os condôminos sobre suas reclamações, dúvidas, exigências de prestações de contas e conflitos. Tenha a certeza de que todos estão cientes sobre as regras do condomínio, e sobre as suas decisões que impactam no orçamento, planejamento e funcionamento do prédio.

O bom diálogo com os moradores também evita aquela prática comum de pessoas que abordam o síndico em horários aleatórios para esclarecimentos individualizados.

5 – Estabeleça um regulamento interno claro e abrangente

Quanto mais detalhado e organizado for o regulamento de um condomínio, mais fácil será a sua administração, uma vez que, diante de conflitos, tudo o que você precisará fazer é consultar a regra a ser aplicada. Isso otimiza a rotina e evita estresses desnecessários diante de problemas entre moradores.

Na hora da constituição de um Regulamento Interno, tenha a certeza de criar um documento detalhado, englobando o máximo de situações possíveis, e prevendo medidas disciplinares no caso de descumprimentos das regras.

6 – Considere a contratação de uma administradora de condomínio

Contar com profissionais especializados na gestão de condomínios também pode otimizar a sua rotina, uma vez que a administradora dará o apoio necessário para que as suas tarefas sejam desempenhadas da melhor forma possível.

O síndico também terá mais segurança na hora da tomada de decisões, já que a administradora  funcionará como sua assessora jurídica, contábil, administrativa e de recursos humanos.

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7 – Terceirize os serviços

Organizar a equipe que cuida da prestação de serviços do condomínio não é uma tarefa fácil, e pode tomar muito tempo da rotina de um síndico, especialmente porque isso envolve a administração de colaboradores de diferentes áreas: limpeza, segurança, manutenção, e etc.

Quando a equipe é própria, além da parte de gestão, o síndico precisa desempenhar o papel de recursos humanos, cuidando de toda a burocracia envolvendo os vínculos empregatícios. Terceirizar pode ser conveniente porque o síndico não precisará se preocupar com essa parte, podendo dedicar a sua rotina a atividades mais essenciais da sua função.

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Além disso, a terceirização também tem a vantagem do preço e da especialização do serviço.

E então, pronto para organizar a sua rotina?

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