Como otimizar a Gestão de Facilities no seu condomínio? Dicas essenciais

Cuidar da gestão de facilities de um condomínio não é exatamente uma missão fácil. O termo “facilities” se traduz do inglês para “facilidades”, e corresponde a todos os serviços que “facilitam” o bom andamento de um empreendimento complexo.

Em outras palavras, facilities são operações de naturezas diferentes encontradas em um condomínio, como limpeza, conservação, segurança, infraestrutura, organização, recepção, e etc.

O maior ponto a se considerar para uma gestão de facilities otimizada é a prevenção: muitos síndicos esquecem de organizar um cronograma de manutenções preventivas, o que desencadeia uma rotina de “apagar incêndios”. Assim, a gestão passa a ser de problemas, e não de soluções.

Como otimizar a gestão de facilities de um condomínio?

Antes de mais nada é importante ressaltar que uma gestão de facilities ruim pode trazer uma série de situações desagradáveis para um condomínio, e para seus moradores.

Por exemplo, um vazamento pequeno pode impactar em problemas sérios na estrutura do condomínio, imagine problemas envolvendo a segurança interna: é o tipo de situação que coloca vidas em risco.

Quando um síndico falha na gestão de facilities do seu condomínio, pode enfrentar possíveis multas por inadequação legal, desvalorização do imóvel, falta de segurança com o acesso de pessoas e veículos não autorizados, riscos à vida dos moradores, entre outros.

É por isso que a primeira dica para otimizar a gestão de facilities de um condomínio é que, na identificação de um problema, a solução seja colocada em prática o mais rápido possível.

Quando a resolução é adiada, até que o caso se torne emergencial, os custos para a solução aumentam e os problemas secundários podem aparecer com o passar do tempo.

Finalmente, para que a sua gestão de facilities seja otimizada, siga essas outras dicas:

1 – Terceirize setores

Ter que organizar a rotina e os documentos legais de todos os funcionários responsáveis por cada item de manutenção, limpeza, reformas, segurança, jardinagem, tecnologia e informação de um condomínio é uma tarefa que desprende muito tempo de um síndico, além de impactar bastante em seu orçamento.

Assim, a contratação de uma empresa especialista em gestão de facilities é a melhor saída. Como são especializadas, a gestão dos serviços são mais simples e ágeis, com rotinas de trabalho bem delimitadas, que podem ser personalizadas de acordo com as demandas do condomínio.

Aproveite para ler: Como não errar na contratação de terceirizados para seu condomínio?

2 – Seja organizado

Tenha um bom planejamento sobre cada área do seu condomínio que necessita de uma solução clara em gestão de facilities. Organize organogramas de funções e atribuições, com etapas claras sobre o resultado esperado de um colaborador, como determinado serviço deve ser feito e qual é a frequência para a manutenção.

Com um controle organizado, a gestão do seu condomínio fluirá de maneira harmônica, com rotinas delimitadas, sem que você tenha que quebrar a cabeça para entender qual será o próximo passo.

3 – Ofereça treinamentos aos colaboradores

Se você preferir terceirizar a gestão de facilities, você não precisará se preocupar com treinamentos, uma vez que a própria terceirizada cuidará disso.

Porém, se você tem funcionários diretos, é importante investir em treinamentos, para que o serviço prestado seja sempre aperfeiçoado.

4 – Dê feedbacks

Os funcionários responsáveis por cada facilitie só serão capazes de melhorar o serviço prestado se souberem quais são as expectativas do síndico e dos moradores. Isso também acontece no caso das terceirizadas: a empresa só poderá atender a sua demanda se ela entende bem as necessidades do seu condomínio.

Portanto, seja comunicativo, e ofereça feedbacks sobre o trabalho, sejam eles positivos ou negativos. Alinhe expectativas, ofereça críticas construtivas e entenda o que pode ser melhorado em cada serviço.

5 – Seja disponível

Uma boa gestão de facilities exige disponibilidade, por parte do síndico, para a coordenação das atividades. Isso porque, no caso de algum imprevisto, é a você que serão dirigidas as reclamações, tanto por parte dos moradores, quanto por parte dos colaboradores.

Assim, o síndico precisa ter um tempo disponível para lidar com todas as pendências, sem prejudicar o gerenciamento das suas outras funções.

Concluindo…

Fazer um bom gerenciamento de facilities em seu condomínio garante economia em seus custos fixos e aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores. Além disso, garante que todos os processos irão fluir em sinergia, para a comodidade dos moradores do seu condomínio.

Deseja receber mais dicas sobre como otimizar a gestão de facilities do seu condomínio? Continue acompanhando o nosso blog!